Comarch OPTIMA - Serwis - Funkcjonalność

Serwis

Moduł Comarch OPT!MA Serwis dedykowany jest dla firm zajmujących się działalnością serwisową. Umożliwia rejestrację zdarzeń dotyczących zleceń serwisowych oraz planowanie pracy serwisantów. Potrzeby firmy w zakresie usług serwisowych zależą zarówno od jej wielkości, jak i specyfiki działania. Tak więc, w zależności od przedsiębiorstwa, w module Serwis można:

• prowadzić kartoteki urządzeń serwisowanych (w podziale na rodzaje),
• swobodnie opisywać urządzenia serwisowane cechami (atrybutami), w tym również obowiązkowymi (np. wymagane jest podanie numeru seryjnego),
• rejestrować wszystkie przyjmowane w firmie zlecenia serwisowe (zrealizowane i „w toku”) i opisywać cechami,
• fakturować wykonane czynności oraz użyte części za pomocą jednej usługi,
• harmonogramować zadania i rejestrować wykonane czynności (zlecenia są albo od razu przydzielane konkretnemu serwisantowi, albo trafiają do kolejki zgłoszeń oczekujących skąd serwisanci pobierają je dla siebie – w zależności od zasad obsługi serwisu w danej firmie),
• szybko wyszukiwać zlecenia i zadania przeterminowane lub na dziś,
• rejestrować historię realizacji napraw (wraz z rejestracją czasu trwania) oraz wykorzystanych części,
• bezpośrednio z poziomu zlecenia wystawić fakturę/paragon na wykonaną usługę (wymagany moduł Faktury),
• pojawiła się możliwość częściowego fakturowania usług,
• w przypadku zleceń związanych z wyjazdem do Klienta istnieje możliwość zarezerwowania czasu w terminarzu.
  

Dużą zaletą modułu Comarch OPT!MA Serwis jest możliwość współpracy z modułem Comarch OPT!MA Faktury (w zakresie wystawiania faktur) oraz z modułem magazynowym Comarch OPT!MA  Handel (w zakresie pobierania części z magazynu). Jednak moduły te nie są wymagane do funkcjonowania modułu serwisowego (jeżeli Użytkownik nie posiada modułów handlowo-magazynowych, to funkcje przekształceń do dokumentów handlowych i magazynowych nie będą dostępne). Użytkownicy, którzy posiadają moduł Comarch OPT!MA Analizy, mają możliwość raportowania informacji gromadzonych w module programu Comarch OPT!MA Serwis. Dostępne są następujące zestawienia:

• analiza czynności według serwisantów,
• analiza czynności według kontrahentów,
• analiza wartości zleceń według serwisantów,
• wykonane czynności w zadanym okresie,
• najczęściej pobierane części,
• raport brakujących części,
• najczęściej wykonane czynności.

Łatwo wprowadzaj zgłoszenia
W celu stworzenia formularza zgłoszenia usługi serwisowej stworzono pięć zakładek, dzięki którym łatwo filtrować i kontrolować zlecenie:

• Ogólne – zawiera wszystkie informacje ogólne dotyczące zlecenia,
• Kontrahent - na zakładce Użytkownik może wprowadzić kontrahenta i odbiorcę,
• Czynności – na zakładce Użytkownik może określić czynności do wykonania dla danego zlecenia serwisowego lub wprowadzić notatki,
• Części – zawiera informacje o wykorzystanych częściach; z poziomu tej zakładki Użytkownik może pobierać części potrzebne do realizacji zlecenia dokumentem MM lub utworzyć zamówienie u dostawcy na wskazane części,
• Atrybuty – zawiera informacje o atrybutach przypiętych do zlecenia, za pomocą których można wpisać charakterystyczne cechy danego zlecenia (numer seryjny, dane techniczne samochodu itp.),
• Dokumenty – zawiera listę związanych ze zleceniem dokumentów.

Wybierz sposób realizacji
Każda czynność, jaką należy wykonać w związku z realizacją zlecenia, może być przypisana do innego operatora. Użytkownik może określić sposób, w jaki ma być realizowana przez serwisanta dana czynność. Do wyboru są trzy opcje:

• niezależna – czynność, która może być zrealizowana w dowolnym momencie w trakcie realizacji zlecenia,
• po wykonaniu poprzedniej − czynność, która może być zrealizowana dopiero, gdy czynność poprzedzająca ją na liście zostanie wykonana,
• według terminu – czynność, która może być zrealizowana w podanym terminie.

Terminarz
W przypadku czynności wykonywanych w podanym terminie istnieje możliwość zarezerwowania czasu w terminarzu konkretnego operatora. Operatorzy mogą również filtrować na liście zlecenia, na których mają przypisane do realizacji czynności.

Kosztorysowanie
Dla potrzeb kosztorysowania można wyliczyć wartość netto i brutto czynności (usług) oraz części wpisanych na danym zleceniu.

Wartość zlecenia

Wraz z zamykaniem zlecenia Użytkownik ma możliwość tworzenia dokumentów handlowo-magazynowych. Ogólnie fakturowanie zlecenia polega na tworzeniu:

• dokumentu RW na części nie podlegające fakturowaniu,
• dokumentu WZ na części podlegające fakturowaniu,
• dokumentu FA/PA, zawierającego części z dokumentu WZ oraz wszystkie usługi cennikowe z zakładki czynności,
• dokumentu FA na jedną usługę, gdzie części widniejące na fakturze w postaci usługi są rozchodowane przy pomocy RW.